Livret d’accueil pour location saisonnière : guide complet et modèle gratuit

À quoi sert un livret d’accueil ?

Le livret d’accueil est un petit guide que vous laissez dans le logement pour vos voyageurs. Il rassemble tout ce dont ils ont besoin pendant le séjour : comment entrer, le code Wi-Fi, le fonctionnement du chauffage, le tri des déchets, le règlement intérieur, vos bonnes adresses et les consignes de départ.

L’intérêt est double. Les voyageurs trouvent la réponse tout de suite, à toute heure, sans attendre la vôtre. Vous, vous recevez moins de questions répétitives et moins d’appels tardifs pour le four ou la box. Un livret soigné montre aussi que le logement est bien tenu, et cela se ressent souvent dans les avis.

Le même livret convient à toutes les plateformes : Airbnb, Booking.com, Abritel ou réservations en direct.

Que mettre dans un livret d’accueil : les 12 rubriques essentielles

Servez-vous de ces rubriques comme d’un plan. Supprimez celles qui ne concernent pas votre logement et rédigez des rubriques courtes.

1. 01 Le mot de bienvenue

   Quelques lignes chaleureuses en ouverture : qui vous êtes, comment vous joindre et à quelles heures. C’est la page qui donne le ton du séjour.

2. 02 L’essentiel en un coup d’œil

   Adresse, horaires d’arrivée et de départ, nom du réseau Wi-Fi et mot de passe, votre numéro. Tout ce que l’on cherche dans les cinq premières minutes tient sur une seule page.

3. 03 Arrivée et accès

   Digicode, interphone, boîte à clés, étage, porte, ascenseur. Pour une arrivée autonome, décrivez chaque étape dans l’ordre, idéalement avec une photo de l’entrée.

4. 04 Wi-Fi

   Nom du réseau et mot de passe en gros caractères, l’emplacement de la box et que faire en cas de coupure (la débrancher dix secondes, par exemple).

5. 05 Le logement, mode d’emploi

   Chauffage, climatisation, eau chaude, plaques de cuisson, four, lave-linge, volets roulants, télévision. Notez surtout les particularités : la douche qui met une minute à chauffer, le four qui se verrouille.

6. 06 Le règlement intérieur

   Tabac, fêtes, heures de calme, nombre de voyageurs, animaux. Une phrase aimable par règle, avec la raison quand elle n’est pas évidente.

7. 07 Le tri des déchets

   Quel bac pour quoi, où se trouvent les conteneurs et quels jours passe la collecte. Les consignes changent d’une commune à l’autre : les voyageurs ne peuvent pas les deviner.

8. 08 Sécurité et numéros d’urgence

   Les numéros d’urgence, la pharmacie et le médecin les plus proches, l’emplacement de l’extincteur, de la trousse de secours, du disjoncteur et du robinet d’arrêt d’eau.

9. 09 Vos bonnes adresses

   Boulangerie, marché, supermarché, quelques restaurants, une balade, une idée pour un jour de pluie. Cinq à dix adresses que vous recommanderiez à un ami valent mieux qu’une longue liste.

10. 10 Transports et stationnement

    Où se garer, si c’est payant, l’arrêt de bus ou de tram le plus proche, la gare, un numéro de taxi.

11. 11 Infos pratiques

    Le tarif de la taxe de séjour et son mode de paiement, ainsi que l’endroit où trouver le linge de maison supplémentaire, le fer à repasser ou le sèche-cheveux.

12. 12 Le départ

    L’heure de départ, où laisser les clés et trois ou quatre consignes simples. Terminez par un merci et une invitation à laisser un avis.

Le Wi-Fi mérite aussi une affiche à côté de la box. Créez gratuitement une affiche Wi-Fi avec QR code : les voyageurs scannent et se connectent sans taper le mot de passe. L’outil est en anglais, mais l’affiche peut être en français uniquement ou réunir jusqu’à trois langues.

Les mentions utiles en France

Un livret d’accueil n’est pas un document réglementaire. Quelques informations propres à la France y ont pourtant toute leur place :

• La taxe de séjour. Les loueurs doivent afficher le tarif de la taxe de séjour applicable dans leur commune (article R2333-49 du Code général des collectivités territoriales). Indiquez le montant par personne et par nuit, et précisez si elle est déjà incluse dans le prix de la plateforme ou à régler sur place.
• Les numéros d’urgence. 112 (numéro d’urgence européen, utile pour les voyageurs étrangers), 15 (SAMU), 17 (police), 18 (pompiers) et 114 (urgences par SMS pour les personnes sourdes ou malentendantes).
• Le détecteur de fumée. Le détecteur avertisseur autonome de fumée (DAAF) est obligatoire dans tous les logements depuis mars 2015. Indiquez où il se trouve, ainsi que l’extincteur si vous en avez un.
• Le tri. Depuis 2023, tous les emballages se trient, le plus souvent dans le bac ou le sac jaune, mais la couleur des bacs, le verre, les biodéchets et les jours de collecte varient selon les communes. Recopiez les consignes de la vôtre plutôt que des règles générales.
• Le voisinage. En appartement, reprenez les points du règlement de copropriété qui concernent les voyageurs : bruit, parties communes, local vélos, local poubelles.

Ces repères sont donnés à titre informatif et ne remplacent pas un conseil juridique. Vérifiez les règles de votre commune, notamment pour la taxe de séjour et les démarches de déclaration de votre meublé de tourisme.

Modèle de livret d’accueil gratuit

Copiez ce modèle dans Word ou Google Docs, remplacez tout ce qui est entre [crochets] et supprimez ce qui ne vous concerne pas. Il suit l’ordre dans lequel les voyageurs cherchent les informations : l’essentiel d’abord, les détails ensuite.

LIVRET D’ACCUEIL – [NOM DU LOGEMENT]

BIENVENUE
Bonjour et bienvenue ! Je suis [votre prénom], votre hôte. Je suis ravi(e) de vous accueillir et vous souhaite un excellent séjour. Pour toute question, vous pouvez me joindre au [téléphone], de [heure] à [heure], ou par la messagerie [Airbnb / Booking.com].

L’ESSENTIEL
Adresse : [numéro, rue, code postal, ville]
Arrivée : à partir de [16 h]
Départ : avant [11 h]
Wi-Fi : [nom du réseau] – mot de passe : [mot de passe]
Votre hôte : [prénom], [téléphone]

ARRIVÉE ET ACCÈS
Digicode / interphone : [code ou nom à sonner]
Boîte à clés : [emplacement et code]
Étage et porte : [par ex. 3e étage, porte de gauche]
Stationnement : [où se garer, gratuit ou payant, code du parking]

LE LOGEMENT, MODE D’EMPLOI
Chauffage / climatisation : [comment l’allumer et le régler]
Eau chaude : [ballon, temps de chauffe, conseil]
Plaques et four : [type, particularités]
Lave-linge / lave-vaisselle : [programme conseillé, où trouver les produits]
Volets : [manuels ou électriques, emplacement des commandes]
Disjoncteur : [emplacement]
Robinet d’arrêt d’eau : [emplacement]

RÈGLEMENT INTÉRIEUR
– Logement non-fumeur [y compris le balcon / sauf sur le balcon]
– Pas de fêtes ni d’événements
– Merci de respecter le calme entre [22 h] et [8 h], par égard pour les voisins
– Nombre maximum de voyageurs : [X]
– Animaux : [acceptés / non acceptés]

TRI DES DÉCHETS
Bac jaune : emballages et papiers
Verre : [emplacement du conteneur à verre]
Ordures ménagères : [emplacement du bac]
Biodéchets : [consignes, si votre commune les collecte]
Jours de collecte : [jours]
Local poubelles : [emplacement]

SÉCURITÉ ET URGENCES
Numéro d’urgence européen : 112
SAMU : 15 – Police : 17 – Pompiers : 18
Urgences par SMS (personnes sourdes ou malentendantes) : 114
Pharmacie la plus proche : [nom, adresse]
Médecin / hôpital : [nom, adresse]
Extincteur : [emplacement] – Trousse de secours : [emplacement]
Détecteur de fumée : [emplacement]

NOS BONNES ADRESSES
Boulangerie : [nom, distance]
Marché : [jour, lieu]
Supermarché : [nom, horaires]
Restaurants : [deux ou trois adresses]
À voir, à faire : [idées de sorties]

TRANSPORTS
[Gare, arrêt de bus ou de tram le plus proche, taxi, location de vélos]

TAXE DE SÉJOUR
Tarif : [montant] € par personne et par nuit, [taxe incluse dans le prix de la réservation / à régler sur place].

AVANT DE PARTIR
– Départ avant [11 h]
– Lancer le lave-vaisselle et sortir les poubelles
– Fermer les fenêtres, éteindre les lumières et le chauffage ou la climatisation
– Laisser les clés [dans la boîte à clés / sur la table de la cuisine]

Merci pour votre séjour ! Un avis sur [Airbnb / Booking.com] nous aide beaucoup.

Ou téléchargez-le : fichier Word (.docx) · texte brut (.txt). Gratuit, sans adresse e-mail, utilisable pour autant de logements que vous le souhaitez.

Pas envie de rédiger et de mettre en page vous-même ? Le kit Hostpapers transforme un court formulaire en livret d’accueil prêt à imprimer, rédigé en français.

Exemple de mot d’accueil

Le mot d’accueil ouvre le livret. Restez simple et personnel : trois ou quatre phrases suffisent. Vous pouvez partir de celui-ci :

Bonjour [prénom du voyageur], Bienvenue à [nom du logement] ! Nous sommes ravis de vous accueillir. Vous trouverez dans ce livret tout ce qu’il faut savoir pour profiter de votre séjour : le Wi-Fi, le fonctionnement du logement, nos adresses préférées dans le quartier et les consignes de départ. Si quelque chose manque ou ne fonctionne pas, écrivez-nous sans attendre au [téléphone] : nous répondons vite. Très bon séjour, [vos prénoms]

Le vouvoiement reste la règle avec des voyageurs que vous ne connaissez pas. Si votre style est plus décontracté, le tutoiement peut convenir, mais restez cohérent d’une page à l’autre.

Livret d’accueil Airbnb : ce que l’application ne remplace pas

Sur Airbnb, vous pouvez déjà renseigner les instructions d’arrivée et un manuel de la maisondans le guide d’arrivée de votre annonce, et définir un règlement intérieur. C’est utile, et cela vaut la peine de les remplir avec soin. Mais une fois sur place, peu de voyageurs rouvrent l’application pour savoir comment fonctionnent les volets ou quel jour sortir les poubelles.

Le livret d’accueil imprimé est ce qu’ils ont sous les yeux en arrivant. Gardez les deux cohérents : mêmes horaires, mêmes règles, même code Wi-Fi. Si vous modifiez votre règlement intérieur sur Airbnb, sachez que le changement ne s’applique qu’aux réservations futures, d’où l’intérêt de mettre le livret à jour en même temps.

Gîte, appartement en ville, conciergerie : adapter son livret

Livret d’accueil pour un gîte ou une maison à la campagne

• Expliquez le poêle ou la cheminée : allumage, où trouver le bois, que faire des cendres.
• Si la maison est raccordée à une fosse septique, précisez qu’il ne faut rien jeter dans les toilettes à part le papier toilette.
• Pour une piscine, rappelez les horaires et les règles de sécurité, surtout pour les enfants.
• Signalez les horaires des commerces, souvent fermés le dimanche après-midi ou le lundi, et la couverture réseau dans la maison.
• Ajoutez vos randonnées préférées au départ du gîte, les producteurs locaux et le marché de la semaine.

Livret d’accueil pour un appartement en ville

• Détaillez l’accès : digicode, interphone, badge, ascenseur, étage et porte.
• Indiquez où se trouvent le local poubelles et le local vélos.
• Expliquez le stationnement : parking le plus proche, zones payantes, tarifs approximatifs.
• Rappelez les règles de l’immeuble, en particulier le bruit dans les parties communes et sur le balcon.

Livret d’accueil pour une conciergerie

Si vous gérez plusieurs logements, utilisez la même structure partout : une partie commune (contact de la conciergerie, horaires d’astreinte, numéros d’urgence) et une partie propre à chaque logement. Les voyageurs s’y retrouvent, et la mise à jour d’un code ou d’une box ne prend que quelques minutes. Notez dans chaque livret la date de la dernière mise à jour.

Papier ou numérique ?

Les deux se complètent. Le livret imprimé, posé en évidence dans l’entrée ou sur la table, reste la référence pendant le séjour, même quand le téléphone n’a plus de batterie. Le format A5 se prend bien en main ; une reliure à anneaux ou des pochettes plastifiées le protègent et permettent de remplacer une page.

La version numérique, envoyée en PDF ou en lien quelques jours avant l’arrivée, permet aux voyageurs de lire les instructions d’accès pendant le trajet. Un QR code dans le logement renvoie vers la même version.

Voyageurs étrangers : un livret dans leur langue

La France accueille des voyageurs du monde entier, et tous ne lisent pas le français. Un voyageur qui comprend à moitié les consignes de tri ou l’heure de départ n’est pas de mauvaise volonté : il n’a simplement pas pu les lire. Les applications de traduction dépannent, mais photographier chaque page est fastidieux et le résultat reste approximatif.

Regardez d’où viennent vos voyageurs dans l’historique de vos réservations, et proposez au moins une version en anglais, puis dans les langues qui reviennent le plus souvent. C’est le principe de Hostpapers : le même livret en français, anglais, néerlandais, allemand, espagnol, italien et portugais.

Les erreurs à éviter

• Un livret trop long. Des pages de texte dense ne sont pas lues. Une rubrique par page, des phrases courtes.
• Des règles sur un ton sec. « Merci de… » passe mieux que « Interdiction de… » en majuscules.
• Des consignes vagues. « Les poubelles sont derrière le portail, collecte du bac jaune le mardi soir » vaut mieux que « merci de trier ».
• Des informations périmées. Un ancien code Wi-Fi ou un restaurant fermé fait mauvaise impression. Relisez le livret à chaque saison.
• L’essentiel noyé au milieu. Wi-Fi, accès, départ et votre numéro doivent se trouver en quelques secondes.

Questions fréquentes